Prokrastination bekämpfen und meistern mit diesen Tipps

Die meisten Menschen kennen folgende Situation bestimmt sehr gut: Man hat eine wichtige Aufgabe zu erledigen und weiß, dass sie dringlich ist. Stattdessen verbringt man seine Zeit jedoch lieber damit, auf Instagram die neuesten Beiträge durchzuscrollen oder kleine Dinge zu erledigen, die auf einmal ungeheuer wichtig erscheinen - auch wenn sie es in Wahrheit nicht sind. Das typische Problem der Prokrastination. 

Eine Strategie, die ich mit dir zur Bekämpfung der Prokrastination teilen möchte, lautet: Das Eisenhower-Prinzip. Es ist eines der bekanntesten, aber in meinen Augen auch besten Werkzeuge, um seine Zeit effektiv zu managen und Prokrastination zu bekämpfen.

Durch diese Strategie erkannte ich, dass es nicht darauf ankommt, beschäftigt zu sein, sondern effizient. Wer sein eigenes Business aufbauen will, ist darauf angewiesen, effizient zu sein, um Kunden zu generieren und ein gutes Produkt herzustellen. Daher ist es von höchster Bedeutung, seinen Aufgaben eine Priorität zuzuordnen, um genau zu wissen, was bearbeitet werden muss, ohne sich der Prokrastination hinzugeben. 

Es gelang mir, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuarbeiten, ohne Angst haben zu müssen, der Prokrastination zum Opfer zu fallen.

Schluss mit Prokrastination - das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip geht auf den gleichnamigen amerikanischen General und späteren US-Präsident Dwight D. Eisenhower zurück. Seine Methode ist ziemlich simpel. Er kategorisiert Aufgaben ausschließlich nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit, um der Prokrastination keinen Nährboden zu bieten.

Die Eisenhower-Matrix besteht aus 4 Quadranten. Diesen werden die entsprechenden Aufgaben zugeordnet.

Im A-Quadranten befinden sich ausschließlich Aufgaben, die dringend und gleichzeitig wichtig sind. Sie sollten also umgehend von dir erledigt werden.

Aufgaben, die weniger dringend, dafür aber umso wichtiger sind, solltest du an andere Personen delegieren, sofern es möglich ist. Sie befinden sich im B-Quadranten.

Dagegen sind Aufgaben, die sich im  C-Quadranten befinden, weniger wichtig, dafür aber dringend. Diese gilt es zu terminieren, um sie bis zur entsprechenden Deadline erledigt zu haben. 

Wenn sich nach der Kategorisierung herausstellt, dass eine Aufgabe weder dringend noch wichtig ist, dann kannst du sie verwerfen, denn sie hat keinen unmittelbaren Einfluss auf das Erreichen deines Ziels. Sie zu bearbeiten wäre lediglich Prokrastination.

Auf diese Weise kannst du unnötige Zeitfresser identifizieren und sie eliminieren, um nicht in Prokrastination zu verfallen.

Auch wenn dieses Prinzip recht simpel ist, fragt man sich: Wie kann man die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben im Alltag bestimmen? „Ist es wichtig, dass Herr Müller sofort zurückgerufen wird?“ Oder: „Wie schnell muss ich auf die Beschwerde des Kunden reagieren?“

Prokrastination bekämpfen - Eisenhower in der Praxis

Zunächst scheinen alle Aufgaben, die sich in deiner To-Do-Liste befinden, wichtig und dringlich zu sein. Zu gerne würde man all diese Aufgaben bereits am Vortag erledigt haben. Daher besteht die Gefahr, dass dem A-Quadrant zu viele Aufgaben zugeordnet werden. Umso wichtiger ist es, sich auf das Wesentliche zu beschränken, um den Kopf frei zu haben und nicht Gefahr zu laufen, sich der Prokrastination hinzugeben. Nur so schafft man es, fokussiert zu bleiben.

Prüfe als erstes die Dringlichkeit einer Aufgabe. Was würde passieren, wenn die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden würde? Oder kann diese Aufgabe vielleicht von jemand anderem übernommen werden?

Wenn zum Beispiel Herr Müller um Rückruf bittet, weil eine fällige Rechnung nicht bezahlt wurde, dann ist es eine Aufgabe mit Priorität. Aufgaben aus dem A-Quadranten haben eine Deadline und sind deswegen zu priorisieren.

Aufgaben aus dem B-Quadranten sind meist langfristige Aufgaben, die für dein Business wichtig sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Zum Beispiel das Schreiben eines E-Books, das du in Zukunft verkaufen möchtest. Allerdings solltest du nicht dazu neigen, die Aufgaben permanent aufzuschieben, denn das wäre wieder Prokrastination, sondern jeden Tag etwas Zeit für Aufgaben dieses Quadranten einplanen, da sie sonst nie erledigt werden.

To-Do’s, die dem C-Quadranten angehören, sind zwar dringend, aber nicht sonderlich wichtig. Wenn du die Möglichkeit hast, Aufgaben zu delegieren, dann sollten es diese sein. Ein Einzelunternehmer, der gerade sein eigenes Business gestartet hat, kann selbstverständlich keine Aufgaben delegieren. Für diese Personen ist es umso wichtiger, sich vollständig auf den Aufbau des Business zu fokussieren. Wenn allerdings viele C-Aufgaben anstehen, empfehlen sich virtuelle Assistenten. Sollte diese Vorgehensweise aber keine Option für dich sein, dann solltest du am Tag ein kleines Zeitfenster zur Erledigung einplanen, um nicht stundenlang diese Aufgaben als Prokrastination zu benutzen. Abends eignet sich besonders gut, da das Leistungsniveau während des Arbeitstages abnimmt.

Erledige nicht alle Aufgaben

Dagegen können Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, abgelegt bzw. in den Papierkorb geworfen werden. Somit lässt du der Prokrastination keine Aufgaben, mit denen du dich stundenlang aufhalten könntest, um dich von wichtigen Aufgaben abzuhalten. Auf dem ersten Blick scheint dieses Handeln zu konsequent zu sein. Es könnte sein, dass eine Aufgabe falsch eingeordnet wird. Stelle dir einfach die Frage: „Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ 

In den meisten Fällen passiert nichts - und in den Fällen, in denen versehentlich eine wichtige Aufgabe entfernt wurde, wird man in der Regel an diese erinnert.

Ein Beispiel für eine solche P-Aufgabe (P steht für Papierkorb) könnte eine Einladung zu einer Veranstaltung sein, die für dich persönlich nicht interessant ist. Hier gilt es: Entweder höflich ablehnen oder einfach löschen, sofern es eine E-Mail ist.

Prokrastination meistern dank Notion

Der Vorteil von dem Programm ,,Notion” ist, dass du es kostenlos auf mehreren Geräten benutzen kannst. Dadurch hast du deine Aufgaben immer und überall im Blick, sei es auf dem Smartphone, Laptop, IPad oder dem Mac. 

Anwenden kannst du dieses Prinzip gegen Prokrastination, indem du deine To-Do-Liste nach den einzelnen Quadranten aufteilst. Mit Notion kannst du eine  To-Do-Liste für verschiedene Lebensbereiche, wie Business, Privat, Finanzen, Gesundheit oder Persönlichkeitsentwicklung, erstellen.

Wenn du dich auf dein eigenes Business fokussieren möchtest, solltest du dich ausschließlich mit Aufgaben aus diesem Bereich beschäftigen. 

Nachdem du die Listen erstellt hast, ordnest du jeder Aufgabe jeweils ein „Label“ zu. Mit dieser Zuordnung kannst du deine Aufgaben in die entsprechenden Quadranten einteilen. Sollte dir zudem noch eine Deadline bekannt sein, kannst du diese ebenfalls einfügen.

Wenn viele Aufgaben in den einzelnen Quadranten zu erledigen sind, kannst du diese zusätzlich nach ihrer Deadline sortieren. Sollte eine Aufgabe keine Deadline haben, kannst du eine eigene festlegen. 

Prokrastination besiegen: Deine Aufgabe 

Probiere das Eisenhower-Prinzip gegen Prokrastination nun selbst aus. 

Notiere dazu in deinem Erfolgsjournal alle Aufgaben, die anstehen, in Kürze anstehen werden oder anstehen könnten. Im Anschluss ergänzt du entsprechende Deadlines und ordnest den jeweiligen Aufgaben eine bestimmte Priorität zu. Je höher die Priorität ist, umso dringlicher ist die Erledigung dieser Aufgabe.

So schaffst du es, deine Prokrastination zu bekämpfen und kannst endlich produktiv arbeiten!